O meu contabilista me disse um dia: "Os clientes que perco não são aqueles que fazem falência. São aqueles que fazem falência por causa de erros que eu poderia ter evitado se os tivesse visto mais cedo." Ele tinha razão. A maioria dos problemas contábeis das pequenas empresas não são técnicos — são comportamentais.
Erro 1: misturar conta pessoal e conta profissional
É o erro número 1 em frequência. O criador usa seu cartão pessoal para pagar um fornecedor, deposita um cheque do cliente em sua conta pessoal, faz uma transferência entre as duas contas sem comprovante.
Resultado: no momento do balanço, o contabilista passa horas desembaraçando as operações. O IVA é calculado incorretamente. A administração fiscal, em caso de auditoria, reclassifica os movimentos como saques pessoais e faz uma correção.
A solução: uma conta bancária profissional dedicada desde o dia 1. Todas as despesas profissionais passam por esta conta, todas as receitas também. Se você adiantar uma despesa pessoal, faça uma nota de despesa em devida forma.
Erro 2: não provisionar as contribuições sociais
Em microempresa, é simples: as contribuições são proporcionais ao faturamento, você as paga conforme vai. Mas em sociedade (SARL, SAS), as contribuições sociais do dirigente são chamadas com um ano de atraso, com base no rendimento do ano anterior.
Concretamente: seu primeiro ano, você paga uma taxa mínima (cerca de 1.100 euros). No segundo ano, o órgão previdenciário regulariza com base em seu rendimento real. Se você se remunerou 40.000 euros no primeiro ano, a regularização pode chegar a 15.000 euros de uma só vez.
A solução: provisione a cada mês 40 a 45% de sua remuneração como gerente em uma conta poupança dedicada. Quando a chamada de regularização chegar, o dinheiro está lá.
Erro 3: esquecer o IVA coletado
Você fatura 1.200 euros com IVA incluído. Seu cliente lhe paga 1.200 euros. Você gasta 1.200 euros. Problema: 200 euros desses 1.200 não lhe pertencem — é o IVA que você deve devolver ao Estado.
É a armadilha clássica: gastar o dinheiro do IVA sem perceber. No momento da declaração, você precisa tirar o dinheiro e ele não está mais lá.
A solução: assim que receber um pagamento, transfira o valor do IVA (16,7% do total com IVA para uma alíquota de 20%) para uma conta separada. Nunca toque neste dinheiro.
Erro 4: classificar seus comprovantes uma vez por ano
"Tudo será entregue ao contabilista em janeiro." A frase que faz todos os peritos contábeis arrepiarem. Porque em janeiro, faltam metade das notas fiscais, você não se lembra mais do que representa tal débito, e o contabilista precisa adivinhar.
A solução: escaneie ou tire uma foto de cada comprovante no mesmo dia (aplicativos como Dext, Pennylane ou Indy fazem isso em 10 segundos). Classifique por mês. Envie ao seu contabilista a cada trimestre no mínimo.
Erro 5: não distinguir resultado e liquidez
"15.000 euros de lucro contábil, mas sem dinheiro na conta." É perfeitamente possível e acontece o tempo todo. O resultado contábil integra notas fiscais emitidas mas ainda não recebidas, despesas contabilizadas mas ainda não pagas, depreciações que não correspondem a nenhum movimento de caixa.
A solução: acompanhe separadamente seu resultado (com seu contabilista) e sua liquidez (com seu extrato bancário e seu plano de caixa). São duas informações diferentes e ambas são necessárias.
Erro 6: escolher seu contabilista pelo preço
Um contabilista a 80 euros por mês que apenas faz entrada de dados e balanço, é um risco. Um contabilista a 200 euros por mês que o alerta sobre sua liquidez, otimiza sua remuneração e o acompanha em suas decisões, é um investimento.
A solução: escolha um contabilista que compreenda pequenas empresas (não um escritório que lida principalmente com PMEs de 50 funcionários), que seja reativo, e que desempenhe um papel de consultor, não apenas de técnico.
A contabilidade não é um mal necessário. É uma ferramenta de gestão. Os empresários que têm sucesso são aqueles que analisam seus números a cada mês.